Datenerfassung Microsoft Forms

Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO zur Nutzung von „Forms“

In diesen Datenschutzhinweisen erläutern wir Ihnen unseren Einsatz des Microsoft-Tools „Forms“ zur Durchführung der Online-Umfrage „Analysedaten Wein“

1. Verantwortlicher

Deutsches Weininstitut GmbH
Platz des Weines 2
55294 Bodenheim

Telefon: +49 6135 9323-0
E-Mail: info@deutscheweine.de

2. Zwecke und Kategorien von Daten

Wir verarbeiten die von Ihnen im Formular angegebenen Informationen, insbesondere Analysedaten zu Weinen, z.B. Alkoholgehalt, Säurewerte, etc. sowie gegebenenfalls Kontaktdaten des meldenden Betriebs, wie z. B Weingut, E-Mail. 

Zweck der Daten sind die fachliche Auswertung und Darstellung der Ergebnisse in (überwiegend) öffentlichen Seminaren und/oder Veranstaltungen sowie die interne Auswertung/Organisation in unserem eingesetzten Warenwirtschaftssystem.

3. Erforderliche Daten und Funktionen

Nehmen Sie an einer Online-Umfrage teil, erhalten Sie von uns einen Zugangslink. Bei der Durchführung der Online-Umfrage müssen Sie ggf. Ihre E-Mail angeben. Daneben verarbeiten wir Benutzerdaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. 

Hierzu gehören insbesondere technische Daten, Dauer der Verbindung.

3. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO . Unsere berechtigten Interessen bestehen in der fachlichen Auswertung, Wissensvermittlung und Qualitätssicherung. Wir wahren Ihre Interessen durch Datensparsamkeit, Zugriffsbeschränkungen, präferierte Anonymisierung/Aggregation für Veröffentlichungen sowie zeitliche Begrenzung der identifizierbaren Datenverarbeitung.

Falls Sie stattdessen mit Einwilligung arbeiten möchten: Für optionale, namentliche Nennungen in Veröffentlichungen stützen wir die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); diese kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Herkunft der Daten

Die Daten stammen direkt durch Eingabe von Ihnen über Microsoft Forms.

5. Empfänger und Rollen

Der interne Zugriff auf die im Rahmen des Formulars erhobenen Daten ist ausschließlich befugten Mitarbeitenden von DWF/DWI Abteilung Ho-Fa, Schulung vorbehalten. 

Zur Bereitstellung der Formular- und Speicherdienste setzen wir den Auftragsverarbeiter Microsoft (Microsoft Forms/Microsoft 365) ein. 

6. Drittlandübermittlung

Microsoft „Forms“ wird im Rahmen des Vertrages mit der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland eingesetzt und kann – je nach Service – auch außerhalb des EWR stattfinden. In diesen Fällen stellen wir angemessene Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, sicher.

Außerdem verfügt Microsoft über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement

7. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange im System gespeichert, bis die Auswertung der Umfrage erfolgt ist und keine weiteren Analysen der Antworten mehr erforderlich sind.

Microsoft Forms: Löschung der Formulareinträge unmittelbar nach Übernahme in unser Warenwirtschaftssystem, spätestens innerhalb von 10 Tagen.

Warenwirtschaftssystem: Verarbeitung bis zu 2 Jahre nach Erhebung bzw. bis zum Zweckwegfall. Danach halten wir nur noch aggregierte/anonymisierte Auswertungen ohne Personenbezug zur fachlichen Darstellung auf Dauer vor.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung ist freiwillig. Ohne Angaben können wir Ihren Wein jedoch nicht umfassend in den Schulungen/ Veranstaltungen einbinden.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

10. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

DEUDAT GmbH
Zehntenhofstraße 5b
65201 Wiesbaden

Telefon: +49 611 950008-40
E-Mail: deutschesweininstitut(at)deudat.de

Website: https://www.deudat.de

Stand: 08/2025